8 Tips Praktis memilih Perangkat Lunak Manajemen Alumni Terbaik – Menemukan pengganti untuk mempertahankan catatan alumni menggunakan lembar excel konvensional sering kali menjadi fokus utama komite alumni institut Anda. Percayai kami, Anda dapat menghindari tugas rumit menavigasi spreadsheet dengan memilih perangkat lunak manajemen alumni terbaik dengan hati-hati. Dengan basis data alumni yang luas, mereka dapat menjadi aset besar bagi perguruan tinggi dan universitas serta membantu menjaga hubungan alumni.

8 Tips Praktis memilih Perangkat Lunak Manajemen Alumni Terbaik

affinitycircles – Di seluruh dunia, ada perangkat lunak alumni yang berbeda dengan set fitur yang berbeda. Bagaimana jika Anda tertipu untuk membeli solusi yang sepadan dengan harga tetapi tidak begitu efisien? Bagaimana Anda kemudian memilih perangkat lunak basis data alumni yang ideal untuk kebutuhan Anda? Berikut adalah delapan tips untuk dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen alumni terbaik .

1. Pengelolaan keabsahan data

Perguruan tinggi dan universitas mengumpulkan alamat email alumni tetapi tidak melacak mana yang valid atau aktif. Hal ini seringkali merupakan tantangan tersulit bagi institusi mana pun setelah mengumpulkan data. Bagaimana Anda akan memastikan manajemen hubungan alumni yang ideal jika Anda tidak memiliki data yang akurat?

Ini membutuhkan pengeluaran uang untuk platform manajemen alumni dengan fitur untuk validasi data. Perangkat lunak basis data alumni pada akhirnya harus membantu memindai data untuk duplikasi dan menentukan apakah data tersebut relevan atau tidak.

Baca Juga : Manajemen Alumni: Software Terbaik untuk Digunakan di 2023

2. Database alumni terpusat

Setelah data diverifikasi, saatnya menyusun informasi agar dapat diakses saat dibutuhkan. Ada banyak program basis data alumni di pasaran yang mengiklankan platform ramah pengguna untuk mengelola alumni.

Namun, dalam praktiknya, platform ini sulit digunakan. Anda harus mempertimbangkan fitur pengorganisasian data perangkat lunak alumni sebelum melakukan investasi. Anda harus menentukan perangkat lunak yang sesuai dengan menemukan jawaban atas pertanyaan yang tercantum di bawah ini.

Jika Anda memiliki jawaban atas pertanyaan ini, selamat! Anda telah menemukan perangkat lunak manajemen alumni terbaik yang terbaik untuk Anda.

3. Pembaruan instan

Pekerjaan Anda belum selesai setelah data diverifikasi dan potongan data telah diatur dengan hati-hati. Pemeliharaan dan pembaruan data yang tersedia adalah apa yang akan terjadi selanjutnya.

Sebagian besar waktu, pemutakhiran data alumni menimbulkan kesulitan bagi kantor alumni dan profesional. Cara konvensional adalah menghubungi alumni melalui telepon atau email, menanyakan kabar terbaru, dan menindaklanjutinya.

Ini melelahkan. Tetapi jika Anda ingin mengubahnya dan menerapkan metode yang lebih canggih untuk mempertahankan profil alumni saat ini, Anda harus beralih ke perangkat lunak manajemen alumni tingkat lanjut yang dapat membuat prosesnya sangat sederhana dan mudah, tambahkan alumni Anda ke platform secara massal, kirim tindak lanjut ke semua orang dengan satu klik, izinkan mereka memperbarui profil mereka sendiri, melacak kemajuan, dan membantu Anda terhubung dengan mereka dengan lebih baik.

Ini akan memungkinkan Anda mempertahankan perubahan data terbaru dengan cepat sambil menghemat ratusan jam.

4. Pembuatan analitik dan laporan

Untuk mengelola alumni Anda secara efektif, Anda harus terlebih dahulu mengenal mereka. Manajemen alumni membantu lagi.

Platform alumni serbaguna memungkinkan Anda untuk melacak alumni Anda, organisasi mereka, industri, lokasi, dan respons terhadap komunikasi Anda, serta semua hal lain yang mungkin perlu Anda lakukan agar hubungan alumni Anda sangat relevan dan menarik.

Anda dapat mengunduh laporan berbasis demografis dari platform alumni yang hebat dan mengevaluasi semua analitik berdasarkan demografi waktu nyata. Dengan menggunakan wawasan ini, Anda dapat memahami dan meningkatkan strategi konten Anda dan memilih konten apa yang akan diubah untuk memaksimalkan keterlibatan alumni.

5. Akses mudah ke database alumni

Sejauh ini, tim dari kantor pengelola alumni sebuah sekolah menggunakan perangkat lunak basis data alumni. Oleh karena itu, fakta bahwa mereka harus dapat dengan mudah mengakses database sangatlah penting.

Anggota kantor alumni melakukan berbagai tugas, termasuk memperbarui dan mengelola data, mengatur dan mempromosikan acara alumni, meluncurkan kampanye, dan mengumpulkan uang. Anda harus berinvestasi dalam perangkat lunak basis data alumni yang sesuai untuk memastikan bahwa operasi mereka yang terkait dengan manajemen alumni berjalan dengan lancar.

6. Manajemen donor

Dibutuhkan lebih dari motivasi, keinginan, dan spreadsheet excel untuk mengelola donor. Untuk menjadi manajer donor yang efektif, Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen donor.

7. Alat pemasaran email

Salah satu alat keterlibatan alumni yang tidak dapat dihindari adalah pemasaran email. Semua universitas harus menggunakan taktik pemasaran email untuk melibatkan alumni dengan cara yang lebih besar, lebih baik, dan lebih cepat. Dan cara apa yang lebih baik untuk melakukannya selain berinvestasi dalam alat pemasaran email?

Periksa apakah perangkat lunak alumni dilengkapi dengan alat pemasaran email yang memberi Anda ratusan template responsif siap pakai untuk dipilih. Template ini menarik perhatian, menyampaikan pesan, dan melayani tujuan utama pemasaran.

8. Alat analisis kinerja

Setiap alat yang digunakan institusi untuk memastikan keterlibatan alumni harus dilacak untuk menentukan hasilnya. Akibatnya, alat analisis kinerja telah muncul sebagai persyaratan alat pelibatan alumni yang kritis untuk universitas. Universitas dapat melacak dan merekam tanggapan kampanye menggunakan penganalisa kinerja. Alat seperti ini juga membantu melacak keseluruhan kinerja keterlibatan alumni. Dengan menggunakan wawasan yang diperoleh, institusi dapat memperoleh pemahaman tentang perbaikan atau perubahan apa yang perlu dilakukan untuk keterlibatan alumni yang efektif.